Informationen zur Elternarbeit

Grundsätzliches:

Durch die Einführung der DSGVO hat sich für die Elternarbeit nicht viel verändert. Der Datenschutz war auch vor dem Wirksamwerden der DSGVO-Regelungen bei der Elternmitwirkung zu beachten. Bereits bestehende Rechtsgrundlagen zur Datenverarbeitung im Hamburgischen Schulgesetz (HmbSG) wurden an die DSGVO-Regelungen angepasst. Viele Fragestellungen, die zur Zeit aus dem Kreise der Schulen gestellt werden, sind häufig nicht DSGVO-spezifisch, da sie schon vor dem Wirksamwerden der DSGVO relevant waren.

Die Schulleitungen sind über die Neuerungen mit einem Schreiben des Datenschutzbeauftragten der Schulbehörde informiert worden. Sie sind Ansprechpartner der Eltern für datenschutzrechtliche Fragestellungen im Rahmen der Elternarbeit.

Sofern Eltern dienstliche Aufgaben, die im Hamburgischen Schulgesetz/HmbSG definiert sind, im Ehrenamt ausüben, gelten sie als Teil der schulischen Akteure. Grundsätzlich zählen dazu z. B. die Klassenelternvertretungen, die Elternräte, die Kreiselternräte und die Mitglieder Elternkammer: Damit fallen sie in den Geltungsbereich § 98 Abs. 1 HmbSG (Die zuständige Behörde und die staatlichen Schulen dürfen zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben personenbezogene Daten von Kindern und Jugendlichen, Schülerinnen und Schülern, ihren Sorgeberechtigten, Erziehungsberechtigten und Familienangehörigen sowie an der schulischen Bildung und Erziehung beteiligter Dritter verarbeiten.) Dadurch ist auch nach Wirksamwerden  der DSGVO Regelungen  die Datenverarbeitung durch Eltern im Rahmen ihrer schuldienstlichen Tätigkeiten gedeckt. Wichtig ist, dass die Daten nur zur Erfüllung dieser schulischen Aufgaben verarbeitet werden dürfen (Zweckbindung) und das die Datenverarbeitung auch erforderlich ist.

Auf dieser Grundlage ist die weitere Arbeit der schulischen Gremien auch in datenschutzrechtlicher Hinsicht gesichert Die „Daten verarbeitende Stelle“ der Gremien ist die BSB, der Verantwortliche im Sinne der Norm ist die Behördenleitung. Die/der behördliche Datenschutzbeauftragte der BSB berät die Behördenleitung in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten.

Zu beachten ist jedoch, dass dieses nur und ausschließlich für solche schulischen Aufgaben gilt, die im HmbSG in Bezug auf die jeweiligen Elterngremien bzw. Klassenelternvertretungen genannt werden. Sollte die Aufgaben überschritten werden und ist die Datenverarbeitung dann nicht mehr von der gesetzlich definierten Verarbeitungszweck  gedeckt, kann ein Verstoß gegen den Datenschutz vorliegen. Dies ist bspw. dann der Fall, wenn in einer Schule ein Konflikt zwischen Schülerinnen und Schülern, der Schule und den Eltern über Elterngremien eskaliert wird und die personenbezogenen Daten des Einzelfalls ausgetauscht bzw. verarbeitet werden. In diesem Fall ist eine personenbezogene Datenverarbeitung – nach wie vor – nur mit Einwilligung aller von der Datenverarbeitung Betroffenen (im vorgenannten Beispielsfalls also der betroffenen Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern) möglich.

Auch die Nutzung privater E-Mail-Adressen sollte durch die Einwilligung der Nutzerinnen und Nutzer unter Berücksichtigung der Zweckbindung (E-Mail-Nutzung nur für gremienbezogene Informationen in Ausübung des Ehrenamtes) gedeckt sein. Hier empfiehlt sich eine Absprache der Gremienmitglieder untereinander. Möchte ein Mitglied des Gremiums keine private E-Mail-Adresse nutzen, ist ein anderer Weg der Kommunikation (ggfs. auf Papier) sicherzustellen.

Die E-Mail-Problematik in Bezug auf private E-Mail-Adressen ist nicht DSGVO-spezifisch, sondern war schon vor Wirksamwerden der DSGVO Regelungen relevant. Aus diesem Grund wurde unter anderem EduPort eingeführt, um in einem ersten Schritt dienstliche E-Mail-Adressen für alle Bediensteten (zunächst Lehrkräfte) zur Verfügung zu stellen.

Antworten auf einzelne Fragestellungen, die häufiger bei Elternarbeit auftreten:

• Wie ist/ soll sichergestellt sein, dass die Datenverarbeiten rechtmäßig ist, wenn bspw. der Elternrat E-Mails an die Elternschaft vom privaten PC mailt?
  Bezüglich der Nutzung privater E-Mails gilt formalrechtlich, dass diese nur mit Einwilligung der Betroffenen (hier: ER-Mitglied, Eltern) genutzt werden können. Von einer Einwilligung ist allerdings konkludent auszugehen, wenn die Eltern die eigene E-Mail-Adresse aktiv zur Kommunikation mit dem ER nutzen. Es ist allerdings der Zweckbindungsgrundsatz zu beachten. Wenn ein Elternteil anlässlich einer Einzelanfrage zu einem bestimmten Thema anfragt, ist nicht gesichert, ob die E-Mail auch zu einem anderen Zweck (z.B. Newsletter) genutzt werden darf. Im Vorfeld der E-Mail-Nutzung ist also transparent darzustellen, für welche Informationen/Aufgabenfelder die E-Mail-Adressen genutzt werden sollen.

•   … bzw. der Elternrat über die E-Mail-Adresse des Elternrates agiert?
  Werden dienstliche E-Mail-Adressen genutzt (die Adresse des Elternrats), besteht grundsätzlich Datenschutzkonformität. Wichtig ist aber, dass die Kommunikation nur in Ausübung der gesetzlichen Aufgaben und nur dann erfolgen darf, wenn die Nutzung zur Ausübung des Ehrenamtes (dienstlich) erforderlich ist, § 98 Abs. 1 HmbSG.

• Muss es zusätzlich schriftliche Einwilligungen der Elternschaft geben, dass die E-Mail-Adresse sowohl von den Klassenlehrern, der Schule, Klassenelternvertretern und dem Elternrat sowie dem Förderverein genutzt werden darf?
  Wenn es um die dienstliche Adresse geht: Nein. Hinsichtlich der privaten E-Mail-Adresse gilt das oben Dargestellte (Einwilligung und Zweckbindung beachten).

• Wenn ja, kann dies schulweit erfolgen oder muss, dass jeweils für jeden einzeln (Klassenlehrern, der Schule, Klassenelternvertretern…) erfolgen?
  Die Nutzung dienstlicher E-Mail-Adresse bedarf keiner Einwilligung. Da das Persönlichkeitsrecht individuell dem Betroffenen zusteht, muss jeder E-Mail-Inhaber einwilligen. Daher sollten Lehrkräfte bzw. Bedienstete grundsätzlich die dienstliche E-Mail-Adresse nutzen (Verwaltungsnetz bzw. EduPort).

• Inwieweit dürfen E-Mailadressen offen verwendet werden, bzw. weitergegeben werden innerhalb bspw. des Elternrates, darf jedes Mitglied diese benutzen oder nur bestimmte?
  Die Nutzung dienstlicher E-Mail-Adresse bedarf keiner Einwilligung. Hinsichtlich der privaten E-Mail-Adresse gilt das oben Dargestellte (Einwilligung und Zweckbindung beachten). Wird die Einwilligung in Bezug auf das Gremium ER erteilt, dürfen alle Mitglieder des ER die E-Mail-Adresse nutzen.

• Gibt es Formulare, die rechtskonform abgesichert sind, auf denen die Eltern ihre Zustimmung für die Nutzung Ihrer E-Mailadresse geben können?
  Nein.

• Dürfen dann überhaupt die E-Mailadressen auf Listen eingetragen werden, bspw. per Umlauf an einem Elternabend oder auf der Elternvollversammlung aufgeschrieben werden, denn dann kann ja jeder offen die Adresse des andren einsehen.
  Wird bspw. anlässlich eines Elternabends oder einer Elternvollversammlung eine solche Liste herumgegeben bzw. in den Umlauf gereicht, ist bei denjenigen Eltern, die ihre Adresse in die Liste eintragen, von einer konkludenten Einwilligung auszugehen. Dann ist aber  im Sinne der Transparenz auf der Liste kurz auszuführen, für welche konkreten Zwecke die (dann freiwillig) einzutragende E-Mail-Adresse genutzt wird. Ein Widerrufsrecht ist den Eltern einzuräumen.

Haftungsausschluss:
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Hamburg, 4. September 2018